Que se passe-t-il si je souhaite annuler une réservation ?
Une situation exceptionnelle qui impacte directement le propriétaire et le voyageur.
En tant que conciergerie partenaire, vous êtes un maillon essentiel dans la réussite du séjour. Une annulation de votre part doit rester exceptionnelle, car elle impacte directement le propriétaire et le voyageur.
Du point de vue de la conciergerie
Avant d’envisager une annulation, il est préférable de chercher activement une alternative :
- réorganiser votre planning ou mobiliser un membre supplémentaire de votre équipe,
- permettre un self check-in exceptionnel afin que le voyageur puisse accéder au logement malgré tout,
- informer notre équipe dès que possible pour que nous puissions vous aider à trouver une solution.
L’objectif est de maintenir la réservation sans rupture de service pour le propriétaire et le voyageur.
Les impacts pour le propriétaire
- Perte potentielle de revenus si aucune alternative n’est trouvée,
- Conséquences financières : des pénalités en cas d’annulation sont appliquées et répercutées au propriétaire,
- Risque d’avis négatifs en cas de désorganisation du séjour,
- Image dégradée de l'annonce du logement sur les plateformes de réservation.
Cas de force majeure
Certaines situations exceptionnelles (accident, hospitalisation, événement imprévisible et inévitable) peuvent justifier qu’une conciergerie ne puisse pas assurer une prestation. Dans ce cas, il est essentiel de nous prévenir immédiatement afin que nous puissions intervenir et organiser une solution alternative.
Ces cas restent rares mais doivent être documentés pour éviter toute conséquence négative vis-à-vis du propriétaire et du voyageur.
Bonnes pratiques
- Anticiper vos contraintes d’organisation (périodes chargées, absences) afin d’éviter d’avoir à refuser une prestation.
- Prévoir des plans B pour assurer des relais en cas d’imprévu.
- Prévenir le plus tôt possible afin de limiter les impacts pour toutes les parties.
En résumé, le rôle de la conciergerie est de tout mettre en œuvre pour assurer la prestation prévue, même en cas d’imprévu, afin de préserver la satisfaction des voyageurs et la confiance des propriétaires.